Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: Juli 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website menuos.de, die MenuOS Web-Applikation unter app.menuos.de sowie die MenuOS Mobile App für iOS und Android (nachfolgend gemeinsam „Service“). Sie informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie verarbeiten und wo sie gespeichert werden.
3. Welche Daten werden erhoben?
3.1 Authentifizierung & Benutzerkonto
Bei der Registrierung und Anmeldung erheben wir: E-Mail-Adresse (Pflicht), Passwort (als Hash, verwaltet durch Supabase Auth), Vor- und Nachname, Profilbild (optional) sowie die zugewiesene Rolle (z. B. Admin, Staff).
3.2 Team-Management & Mitarbeiterdaten
Admins können Mitarbeiterdaten anlegen und verwalten. Dabei werden folgende Daten gespeichert: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle/Position, Einstellungsdatum, Schichtpläne, Urlaubsanträge sowie der Zeitpunkt der letzten Aktivität.
3.3 Abrechnung & Zahlungen
Für die Abwicklung von Abonnements nutzen wir Stripe Inc. als Zahlungsdienstleister. Wir speichern in unserer Datenbank ausschließlich: Stripe Customer ID, Abonnement-Status, Abrechnungszyklus und Preisinformationen. Vollständige Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gespeichert und erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Stripe ist PCI-DSS zertifiziert.
3.4 Kommunikation
Der Service ermöglicht interne Chat-Nachrichten, Support-Tickets und automatisierte E-Mails (z. B. Verifizierung, Passwort-Reset, Urlaubs-Antworten, Ticket-Benachrichtigungen). Inhalte, Absender und Zeitstempel werden gespeichert.
3.5 Aufgaben, Dokumente & Aktivitätslogs
Erstellte Aufgaben (Todos), geteilte Dokumente/Dateien sowie Aktivitätsprotokolle (wer hat was wann getan) werden gespeichert, um die Zusammenarbeit im Team zu ermöglichen.
3.6 Warteliste (Website)
Bei Eintragung in die Warteliste speichern wir: E-Mail-Adresse (Pflicht), Name (optional) und Restaurantname (optional). Diese Daten werden ausschließlich zur Benachrichtigung über den Launch von MenuOS verwendet.
3.7 Anfragen & Speisekarten-Einreichung (Website)
Bei einer Demo-, Beratungs- oder Einrichtungsanfrage verarbeiten wir die im Formular angegebenen Kontaktdaten und Angaben zum Gastronomiebetrieb. Bei der Speisekarten-Einreichung kommen die hochgeladene PDF- oder Bilddatei sowie optionale Hinweise hinzu. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der konkreten Anfrage und zur dazugehörigen Kontaktaufnahme verwendet. Dateien liegen in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicherbereich.
3.8 Technische Daten
Beim Besuch der Website oder Nutzung der App werden automatisch technische Daten erhoben: IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, aufgerufene Seiten und Zeitstempel. Diese Daten sind für den Betrieb technisch notwendig.
4. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten deine Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung des Service – Authentifizierung, Benutzerkonten, Team-Management und alle Kernfunktionen
- Abrechnung & Zahlungen – Verwaltung von Abonnements und Rechnungsstellung über Stripe
- Kommunikation – interne Nachrichten, Support-Tickets, Website-Anfragen und System-E-Mails
- Sicherheit – Schutz vor unautorisiertem Zugriff, Fraud-Prevention und Missbrauchserkennung
- Verbesserung – Analyse der Nutzung zur Optimierung des Service (ausschließlich anonymisiert)
5. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Warteliste, optionale Profildaten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (z. B. Benutzerkonto, Abonnement, Kernfunktionen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z. B. Sicherheit, technische Logs)
6. Wo werden Daten gespeichert?
Wir setzen auf eine minimale Anzahl von Dienstleistern:
| Datentyp | Anbieter | Region | Dauer |
|---|---|---|---|
| Benutzerkonten, Auth | Supabase (PostgreSQL) | EU (Frankfurt) | Bis Kontolöschung |
| Mitarbeiterdaten | Supabase (PostgreSQL) | EU (Frankfurt) | Bis Löschung |
| Chat, Tickets, Todos | Supabase (PostgreSQL) | EU (Frankfurt) | Bis Löschung |
| Dokumente & Dateien | Supabase (Storage) | EU (Frankfurt) | Bis Löschung |
| Website-Anfragen & eingereichte Speisekarten | Supabase (PostgreSQL & Storage) | EU (Frankfurt) | Bis zum Wegfall des Zwecks |
| Zahlungsdaten | Stripe Inc. | USA* | Gem. Stripe-Richtlinie |
| E-Mail-Versand | Eigener Mailserver | EU (Frankfurt) | Max. 30 Tage (Logs) |
* Stripe ist ein US-Anbieter. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Stripe ist PCI-DSS Level 1 zertifiziert. Alle übrigen Daten (inkl. E-Mail-Versand) verbleiben in der EU. Weitere Informationen: stripe.com/legal/privacy-center.
7. Auftragsverarbeiter
Supabase Inc.
Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher. Server in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) – die Daten verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum nicht. Supabase ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Weitere Informationen: supabase.com/privacy.
Stripe Inc.
Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung. Kreditkartendaten und sensible Zahlungsinformationen werden ausschließlich von Stripe verarbeitet. Weitere Informationen: stripe.com/legal.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Kontodaten – bis zur Löschung des Benutzerkontos
- Mitarbeiterdaten – bis zur Entfernung durch den Admin oder Kontolöschung
- Abrechnungsdaten – gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach HGB/AO)
- Wartelisten-Daten – bis zur Abmeldung oder spätestens 90 Tage nach Launch-Benachrichtigung
- Website-Anfragen und eingereichte Speisekarten – bis die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen
- E-Mail-Logs – maximal 30 Tage
- Server-Logs – maximal 30 Tage
9. Cookies & Tracking
MenuOS verwendet keine Werbe-Cookies, kein Google Analytics und keine Facebook-Pixel. Für eine datensparsame Reichweiten- und Nutzungsanalyse betreiben wir eine eigene Umami-Instanz. Erfasst werden Seitenaufrufe und klar definierte Interaktionen wie CTA-Klicks oder der erfolgreiche Versand eines Formulars. Inhalte aus Formularfeldern oder hochgeladene Dateien werden nicht an Umami übermittelt.
Umami wird ohne Werbeprofiling eingesetzt und setzt in unserer Konfiguration keine Analyse-Cookies. Technisch notwendige Cookies können für Funktionen wie die Sitzungsverwaltung gesetzt werden.
10. App Tracking Transparency (iOS)
Die MenuOS iOS-App erfordert keine Tracking- Erlaubnis im Sinne von Apples App Tracking Transparency (ATT) Framework. Wir führen kein Cross-App-Tracking durch und geben keine Daten an Werbenetzwerke oder Datenbroker weiter.
Im Detail:
- Kein Zugriff auf den IDFA (Identifier for Advertisers)
- Keine Weitergabe von Daten an Dritte zu Werbezwecken
- Kein Cross-App- oder Cross-Website-Tracking
- Keine Integration von Werbe-SDKs (z. B. Facebook SDK, Google Ads)
- Keine Analytics-Tools, die Nutzer über Apps hinweg verfolgen
Sollte sich dies in Zukunft ändern, werden wir die entsprechende ATT-Permission gemäß den Apple-Richtlinien implementieren und diese Datenschutzerklärung aktualisieren.
11. Deine Rechte nach DSGVO
Du hast gegenüber uns folgende Rechte:
- Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung deiner Daten / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenportabilität – Export deiner Daten in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Für Anfragen genügt eine formlose E-Mail an support@menuos.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
12. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:
- Verschlüsselte Übertragung via TLS/SSL
- Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert
- Zugriffsbeschränkung durch Row Level Security (RLS) in der Datenbank
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
- Zahlungsdaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert
13. Kontolöschung
Du kannst jederzeit die vollständige Löschung deines Kontos und aller zugehörigen Daten verlangen. Sende dazu eine E-Mail an support@menuos.de. Die Löschung erfolgt innerhalb von 30 Tagen. Abrechnungsdaten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist, werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, etwa wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern oder neue Funktionen eingeführt werden. Wesentliche Änderungen werden registrierten Nutzern per E-Mail mitgeteilt. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar.